知らなきゃマズイ! 勤怠管理のチェックポイント

働き方の多様化で、より重要になった勤怠管理

フレックスタイム、裁量労働、変形労働時間制、シフト制、時短勤務…。人材ニーズが多様化するとともに、さまざまな就業形態が一般化し、勤怠管理のあり方も変わりつつあります。「時間にとらわれない働き方」が浸透し、勤怠管理業務が複雑化すると、ついつい陥りがちなのが「労働時間の把握が疎かになる」こと。勤怠管理の意義は、労働者と企業を同時に守ることです。長時間労働によって体を壊してしまう従業員を出さないように保護することで、企業にとってダメージが大きい過労死や自殺などを未然に防ぐことができます。トラブルが頻発し、ブラック企業の烙印を押されれば、事業にも採用にも悪影響が出るのは避けられません。勤怠管理の重要性は、以前にも増して高まっているのです。

働き方が多様になると、勤怠管理の原則も忘れられがちになります。2015年に、厚生労働省が「夏の生活スタイル変革(ゆう活)」を提唱しました。明るい時間が長く、日中は暑い夏に限り、出社を1~2時間早くして、夕方以降を家族と過ごしたり余暇を楽しむ時間にするという目論見です。このときに話題になったのが、労働時間の定義でした。ともすると、「残業=夜」と考えてしまいますが、「会社の指揮命令下で」「義務付けられた」「業務を遂行」という3つの要件を満たせば、朝でも残業となります。勤怠管理を行ううえでは、「労働時間=実際に働いた時間」であることを忘れてはいけません。

どんな働き方でも、労働時間の把握は必須!

もうひとつ、忘れてはならないのは、変形労働時間制、フレックスタイム、裁量労働制などのどんな働き方においても、労働時間は把握しなければならないということ。労働基準法は、各事業場ごとの賃金台帳の作成が義務付けられるとしており、台帳に労働時間を記入したうえで3年間保存しなければなりません。勤怠管理が形骸化し、月末にまとめて入力するなどの運用が常態化している企業は、早期に改善を図って国からの是正指導や従業員とのトラブルを招かないようにしなければなりません。

「働き方改革」で強化される労務管理・勤怠管理

2019年4月(中小企業は2020年4月)より施行される「時間外労働の上限規制」は、平たくいえば、「36協定による労働時間規制の強化」です。1ヵ月の労働時間上限は45時間、1年の上限は360時間となっており、これを超える場合は36協定に特別条項を付加する必要があります。条項には、1ヵ月・1年で延長できる労働時間を明記し、特別条項を発動できる月数も決めなければなりません。最大限度となる「1ヵ月あたり100時間未満」「2~6ヵ月の時間外労働の平均が80時間以内」を守れなかった場合には、罰則が科される厳しい法律です。

月60時間を超える残業が発生した場合、50%以上の割増賃金を支払う規定については、中小企業は猶予期間とされてきましたが、2023年4月からは大企業と同じルールが適用されます。さらに、有給休暇についても、年次付与日数が10日以上の従業員については、5日間の取得が義務付けられました。従業員が時季を指定して取った日数が5日を下回る場合は、5日から指定日数を差し引いた分だけ、使用者側が時季指定をしなければなりません。フレックスタイム制の清算期間の上限については、従来の1ヵ月から3ヵ月に延長され、4月の超過分を6月に休んだ分に乗せられるようになり、より柔軟な働き方を選択できるようになります。

このほか、時間ではなく成果で評価される働き方に対応した「高度プロフェッショナル制度」が導入され、勤務終了から次の勤務開始までの間に一定の休息期間を確保する「勤務間インターバル制度」が奨励されることが決まっています。

【押さえておきましょう】

チェックポイント① 勤怠管理の意義は、労働者と企業を保護すること
チェックポイント② 労働時間=実際に働いた時間
チェックポイント③ 労働時間の把握は企業の義務
チェックポイント④ 36協定による時間外労働の上限規制強化
チェックポイント⑤ 月60時間超の時間外労働の割増賃金支払いが中小企業に適用される
チェックポイント⑥ 年5日間の年次有給休暇の取得を義務付け
チェックポイント⑦ フレックスタイムにおける清算期間の上限延長
チェックポイント⑧ 高度プロフェッショナル制度・勤務間インターバル制度

「働き方改革時代」の勤怠管理システムには、36協定対応や各種勤務形態への対応は必須です。新制度に対応するロココの「RocoTime(旧Times)」は、シンプルな操作で使えるため、スイッチングコストをかけることなくスピーディーに導入することができます。ご興味がある方はぜひロココの製品ページをご覧ください。

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