PCの調達から廃棄まで、PCのライフサイクルの管理をするPC-LCM（PC Life Cycle Management）は、業務が多様で、対応する情報システム部門にとって負担が大きいといえます。IT人材の不足が叫ばれる中、情報システム部門が自社の新サービスの開発に注力できるようPC-LCM業務をアウトソースするという選択肢があります。しかし、実際どのような対応をしてもらえるのかを具体的に知ったうえでアウトソースするかどうか決めたいという場合もあるでしょう。ここでは、PC-LCMの業務内容、そして実際にロココが依頼された事例について紹介します。
PCのライフサイクルを管理するPC-LCMには大きく分けて４つ業務があります。ここでは、各業務の詳細について説明します。
最初のフェーズが「調達・設計」になります。社内からどのような機種が求められているのかに加え、社内の環境を考え情報システム部門として選択したい機種もあるでしょう。その中で自社として希望する機種を決めます。そして、PCを購入するのか、レンタルするのか、リースするのかも決める必要があります。レンタルでは、希望した機種が取り揃えられていない場合もあるかもしれません。その場合は、レンタル会社にある機種の中で、自社の希望にできるだけ合うものを選択するという調整を求められます。
一方リースでは、希望する機種を選定し調達することでリース契約を結ぶことが可能ですが、基本的に途中で解約することができません。
購入、レンタル、リースにより、PCの調達ができたら、次は設定です。PCは調達してすぐに使用できるわけではなく、設定をする必要があります。
設定台数が多い場合、マスタイメージというPC設定のパッケージを作成し各PCにインストールすることで、設定時間を削減することが可能です。このマスタイメージの要件を決めることを設計と呼びます。
PCを設定する作業に移ります。
マスタイメージがある場合はそれを「クローニング」と呼ばれる手法で各PCへ展開します。クローニング後の動作確認を行ったら、アプリケーション設定やネットワーク設定など、各種個別設定を行います。
設定が終了したら、ユーザーへ配送します。ユーザー各自がPCの設置をする場合もありますが、情報システム部門が設置を代理で行う場合もあります。
PCの設置後は「運用・保守」が必要になります。PCを使っていれば不具合が出ることもあります。その際は、ユーザーからの問い合わせに対応しなくてはなりません。PCの数が多ければ、問い合わせの数も多くなるでしょう。ユーザーはIT知識が十分にあるとは限らず、平易な用語を使って説明をしなくてはならない場合もあります。そのため、問い合わせ対応に多くの時間を費やすことになります。
普段の不具合によるユーザーからの問い合わせ対応以外にも、ソフトウエアやアプリケーションのバージョンアップの際には、対象となるPCの選定、各ユーザーへのバージョンアップの方法の説明書の作成、バージョンアップ時の不具合に対する問い合わせ対応も必要です。
また、使用していればPCが故障することもあります。故障PCの回収、修理の手配が必要です。仕事が止まってしまわないように修理中には代替PCの用意、送付の対応も求められるでしょう。
このように「運用・保守」にも多くの手間がかかります。
故障後、修理を終えても、すぐに利用するPCばかりではありません。他のPCが故障した場合に、代替機として活用できるようにPCの在庫は必要です。そのため、修理したPCを保管しておく必要があります。
また、修理での対応では難しい、使用期限がきたPCも出てくるでしょう。PCの廃棄は簡単ではありません。機密情報が入っている場合もあるため、慎重にデータ消去を行う必要があります。データを消去した後は、レンタル・リースの場合は、返却し、購入したPCである場合は、廃棄業者に引き渡します。この際も、廃棄が必要になったPCがある都度に廃棄依頼をしていては、手間がかかるので、定期的に処理ができるように一時的に廃棄PCを保管しておく必要があります。
「廃棄・返却・再利用」には「保管」も必要になるため、保管場所の確保や保管PCの在庫管理も業務となります。
ここではロココが実際に依頼を受けたPC-LCM業務について紹介します。
お客様企業には、ユーザーからの問い合わせ対応をするヘルプデスクの機能をもつ情報システム部門があります。ユーザー部門からPCの新規導入を情報システム部門に依頼し、情報システム部門による承認後、ロココのPC-LCM担当に対応を依頼するという流れとなっています。
ロココのPC-LCM対応内容は以下の通りです。各対応内容の詳細を説明します。
・調達
・在庫管理
・キッティング
・修理
・廃棄機器保管
・データ消去
お客様からご要望があった際、新規PCを調達します。お客様のご要望の機種などを把握し、購入形態によって各会社へ情報を伝えます。レンタルの場合は、レンタル会社が用意できる機種からお客様の要件に近いものを選択し、お客様に提案します。リースの場合はお客様の要件や希望機種をヒアリングの上、販売会社へ調達を依頼。発行された見積りをリース会社へ連携することにより、リース契約することが可能です。
在庫管理の対象は、設定が終わっていないPCだけではありません。修理後のPC、または退職などで一時的に業務に利用していないPCなども含まれます。導入されているソフトウエアやアプリケーション、それらのバージョンなど、保管されているPCの状況を把握しておくのも重要な在庫管理の仕事です。お客様のユーザー部門でPCが故障したという連絡があった際は、ユーザーの業務内容に合わせた代替機種を在庫から選択し、ユーザーに配送しています。PCがない、または対応業務に必要なソフトウエアがインストールされていないなどの理由で業務が止まってしまうことがないように、PCの選択と配送は迅速に対応しています。
ロココのPC-LCM窓口では、PCの購入（リース、レンタル）、在庫管理、故障PCの修理など、お客様のPCの管理状況について定期的にお客様の情報システム部門に報告を行っています。
キッティングは、ユーザーがPCをすぐに利用できるように設定を行うことです。業務用PCではOSのインストールに加え、業務用アプリケーションやセキュリティソフトのインストールなど、利用できるようにするために多くの設定作業が発生します。キッティング担当は、お客様と合意した設計をもとに各PCに設定を行います。ユーザー部門への配送もキッティング担当から行っています。
使い続けていればPCも故障をします。故障したPCをユーザー部門から配送してもらい、動作確認や修理手配をするのが修理担当になります。修理を行ったPCは、すぐに配送するものを除いて、故障機の代替用などに使用できるように在庫として管理しています。
PCにも寿命があります。修理しても修復できないPCも出てきます。廃棄するPCは廃棄業者に送られることになりますが、一台廃棄するごとに廃棄業者に送っていては手続きなど手間がかかります。そのため、ある程度まとまってから廃棄を依頼できるように、使用できるPCとは別に廃棄機器の保管をしています。
PCはそのまま廃棄できるものでありません。最も大切なことはデータを消去することです。データが残ったままでは情報漏洩の危険があります。データを確実に消去する、消去後、消去できていることをしっかりと確認する、これがデータ消去担当に課せられた業務です。
廃棄業者の手配はロココが行っています。ただ、お客様企業で既に契約のある廃棄業者がある場合は、その廃棄業者とのやり取りをロココが行います。
PC-LCMの業務内容は多岐に渡ります。今回の事例から、自社の情報システム部門だけで対応していては情報システム部門の負荷が大きいことがイメージできたのではないでしょうか。また、今回の事例では、お客様企業がヘルプデスク対応をしていますが、PC関連のお問い合わせが多いとヘルプデスク業務の負荷も大きくなります。特にPC関連の問い合わせは日常的にあるものですので、情報システム部門は対応に多くの時間を費やしている可能性があるでしょう。ヘルプデスクもPC-LCMの一環ですので、外注することは可能です。情報システム部門の負荷軽減を考えた場合、外注する際はヘルプデスク業務も合わせて検討するのがいいかもしれません。
PC-LCMはPCのライフサイクルの管理です。もちろん、ヘルプデスクのみ、キッティングのみの外注も可能ですが、包括的な管理を外注することで、外注先がPDCAを回しやすくなり、効率的、効果的な管理ができるでしょう。それにより自社の情報システム部の負荷を大きく減らすことも可能です。環境は企業によって異なるため、PC-LCM業務の一部を外注するのか、全体にするのか、情報システム部門の現状と照らし合わせて考えてみるのはいかがでしょうか。
ロココでは、PC-LCMサポートの経験が豊富です。事例のように、PC-LCM全体のサポートから、ヘルプデスクなど一部のサポートまで、幅広く対応しています。今回紹介した事例を含め、他の事例も紹介した「事例で理解しよう！PC-LCMとは？外注を検討する際のポイントも紹介！」という資料を作成しています。無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。また、PC-LCMについて、気になることがありましたら、お気軽にご相談ください。
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