3年ぶりにリアル開催した「HOT SCAPE Biz Seminar」に潜入！Withコロナ、Afterコロナにおけるビジネスイベントの在り方についてレポートします！

コロナ禍によって2年以上にわたりオンライン化されてきたビジネスイベント「HOT SCAPE Biz Seminar」が、2022年8月29日（森ビル 虎ノ門ヒルズフォーラム）にリアルで開催されました。
当社は特別後援社としてビジネスイベントに協力してきましたが、コロナ前のビジネスイベント、コロナ禍で進んだビジネスイベントのデジタル化、オンライン化、そしてまさにこれからのビジネスイベントの在り方・コミュニケーション・価値についてどのような方向性が考えられるのかを勉強する機会でもあると考え、イベントに潜入し、体験してきました。ここでは、潜入してわかったビジネスイベントの在り方についてレポートします。

【実施概要】

• 日　時：2022年8月29日（月）　15:00～18:30
• 場　所：虎ノ門ヒルズフォーラム ホールB
• 東京都港区虎ノ門1-23-3 虎ノ門ヒルズ森タワー4階
• 参加費：無料　※事前申込制
• 主　催：株式会社ホットスケープ / 株式会社カンファレンスファクトリー
• 特別協力：森ビル株式会社
• 特別後援：弊社（株式会社ロココ）

ビジネスイベント用に、当社システムの改修の必要性あり！HOT SCAPEスタッフに蓄積された、ビジネスイベント運用ノウハウが参考に！

当社が特別後援社として行ったことの一つに、入退場管理システムの導入があります。Withコロナ、Afterコロナを見据えたビジネスイベント向けの汎用型として、本イベント向けに、HOT SCAPE様にご協力いただき開発したものです。

当社はエンタテインメント市場、ライブイベントにおけるITソリューションでは約30年の実績とノウハウを持っていますが、ビジネス向けの入退場管理を本格的に対応することとなったのはここ最近のことです。当然ですが、ライブイベントとビジネスイベントでは、オーディエンスの参加意識が大分異なります。

当社としてはWEBのUIから考え直す必要があり、見た目のデザインはもとより、出来るだけシンプルかつビジネスイベントにマッチしたUI・UXの変更などから、取り組むことにしました。また、操作ボタンや説明に使う言葉の定義も使用者がシステム、エンタテインメントイベント、ビジネスイベントでは異なります。細かな点ではありますが、このような点の変更にも対応しました。これらの変更にはHOT SCAPEスタッフに蓄積された、ビジネスイベント運用ノウハウが参考になりました。

会場に到着して実感したこと、当然ですがイベントでは運用が重要になってきます。
今回の電子チケットはQRコードを活用したものでしたが、ライブイベントと同じように現場では様々な対応が求められます。
QRコードを入場時に即提示いただけた場合はスムーズに入場できますが、ビジネスイベントならでは、ということも起こっていました。ビジネスでは毎日のようにたくさんのメールが届くため、発券メールが見つからない。また、QRコードの再発券を実施はしていても、今度は最後に発券されたQRコードが見つからないなどの問題です。

このような問題の解決方法として、現場ではお越しになられた方には少々の不便をおかけすることとなりましたが、管理画面で検索し、来場管理を行うことで対応しました。これも数多くのビジネスイベントを行ってきたHOT SCAPE様の経験があるからこその対応の素早さでした。

当社は顔認証入退場管理システムも提供しています。上記の体験を通じて、メールで届くQRコードだから起きる上記のような問題（特に大規模イベントの際QRコードが見つからない方が増えると予想される）には、今回採択はされませんでしたが、顔認証入退場管理システムの利用は有効な方法ではないかと思いました。

データ登録・管理をするシステムの必要性を実感！

QRコードの紛失だけでなく、ライブイベントでいえば当日券購入者となる未登録者の入場もあります。ここのような方たちもそのまま入場させることはできず、QRコード紛失の際に現場の管理画面で確認後入場したように、入場者情報が管理できるように当日券購入者の情報登録が必要となります。

なぜ、こうしたデータ登録・管理が必要なのでしょうか？これまでビジネスイベントでも紙チケットの時は行っていませんでした。入場者のデータは分析してマーケティングに活用できるというメリットはありますが、ここ数年でデータの登録、管理に拍車をかけたのはコロナの影響をいえるでしょう。

ただ登録、管理システムであっても、どのイベントでも同じでいいということではありません。
そもそも待機列を作りにくい運用には、テンポラリースタッフでも簡単に利用できるシンプルなシステムであることが必要でしょうし、入退場管理としては最低限どなたが、いつお越しになり、いつお帰りになったのかがイベントごとに管理できることが必要となるでしょう。

今回「HOT SCAPE Biz Seminar」に潜入して、実際に当社のシステムがどう使用されているのかを体感することができました。ライブイベント市場では多くの実績がある当社ですが、当社のシステムをビジネスイベントで提供でき、イベントを無事に実施することができたことに感謝しています。これもひとえに多くの現場ノウハウもお持ちのHOT SCAPEスタッフの方々から、多々アドバイスをいただいたおかげです。

主催者（株）ホットスケープ代表取締役 前野伸幸さんに伺いました！
「リアルイベントが戻りつつある現在、フィジカルでの開催価値や目的を整理する必要がある」とは？
今後のビジネスイベントについて具体的にお話しいただきました。

まず初めに、ビジネスイベント再開の最初のテーマとして「リアルの価値と地域創生」をあげられた理由を教えて下さい。

そもそもビジネスイベントをやっている目的は、イベント業界をよくしていきたい＜若手の支援・教育、より多くの皆さんにイベント業界を知っていただくためのPR活動、新しい技術を試す場と活用方法を皆さんに伝えたい、こうした思いと実行をもってイベント業界の効率化と活性化をさせたいからです。

コロナ禍、オンラインも使いながらイベントをやってきましたが、一番重要なのはコネクションの時間がすごく大切であるため、やはりリアルで実施したいという思いが強く、ようやくリアルで開催することができました。
私共が考えるイベントの価値ではなく、イベントに携わってきた方達がイベントの価値をみんなで考える機会を作りたかった、というのが本音です。

また最近街づくりの中で地域連携・地域創生というキーワードが行政やデベロッパーの間でよく出てきており、地域同士を連結させるためのイベントづくりが増えてきているので、そうした社会の動きも見据えて今回、地域創生をテーマにとり上げました。

当社は、コロナ前の2017年あたりからイベントの配信を先行して活用しておりましたが、コロナ禍によってオンラインでミーティングをするなどオンラインに皆さんが慣れ親しんでいったことが、地域にとって大きなチャンスと考えています。
いままで参加が簡単ではなかった地域の方々、やむを得ずイベントに参加できなかった方がオンラインイベントに参加できるようになった、登壇者も登壇しやすくなったことは、イベント業界にとって大きな変化だと思います。

次に、これからの時代ビジネスイベントを企画する際、より明確な目的を持つ必要があるとのことですが、気を付けるべきポイントとはどのようなところでしょうか？

リアルの価値は何か？因数分解しましょう！ということをよく申し上げるのですが、実はリアルのイベントの価値って開催の目的により、多岐にわたり数値化できないものが多いんですね。

オンラインでは伝わらないこと、例えば熱量とか、何か体験する、匂い・味など五感とか、人と人が出会うといったことにリアルの価値があり、イベントのコンテンツを組み立てるときに気を付けています。
ただ聞くだけの一方通行になってしまうセミナーとかは、リアルの方に戻らないと思います。一方リアルイベントでオンラインや配信は全体の構成で考え直す必要があり、例えば縮小させるとか気を遣うことが増えてきました。
先ほど申し上げたリアルイベントの価値が数値化できれば良いのですが、なかなか伝え方が難しい、という時代が来ちゃったなぁと感じています。
ただ傾向として感じていることがあります。参加目的を強く持っている方は、リアルイベントに来られると思います。一方聞いておけばいいや程度の方々は、オンラインイベントでも十分よいのかと思います。
リアルイベントの価値を上げることで、オンラインイベントの活用が見出せると思います。

今後もイベントを通じて情報発信を行っていくには、リアルとオンラインのハイブリッド開催が多々検討されると思いますが、リアルの価値、オンラインの価値、各々の融合をどのように組み立てていけばよいでしょうか？

「ハイブリッド」が独り歩きしていることが気になっています。リアルのイベントをリアルタイムで配信する、それをハイブリッドと言われていますが、ハイブリッドのごくごく一部だと思います。

• ●リアルタイムでオンライン中継せずに編集したアーカイブを後から見せる
• ●リアルイベントの参加を促すための事前PRとして、関連するセミナーをオンラインで事前に細かく実施する
• ●リアルのイベントで拠点・拠点をオンラインでつないで実施する

TV番組は、どうすれば情報が伝わるか徹底的に考えられていると思うんです。生中継はスポーツの他、ニュースしかないと思います。きちんと編集した映像だと思いますが、イベントではそこまで必要はない、やりすぎになってしまうでしょう。
イベントのテーマによって、リアルならでは、オンラインならでは、という組み合わせがもっとたくさん出てくると思います。

メタバースを主に考えて、リアルのブースに行くようにアバターで参加する、リアルの置き換えの様なイベントも流行らない、そういう考え方には注意した方がいいと思います。

最後に、ビジネスイベントのDX化について、ご意見を頂けますでしょうか？

例えば、「受付の人が減らせます」って、まだROIが合っていないですよね。いくら技術的に優れていても、長続きしないですね。
DX化するための設備投資は誰がするのか？施設側？主催者？我々の様なイベント企画会社？機材レンタル事業者？この辺りも整理する必要があります。
心理的なことも課題があると思います。御社の顔認証もそうです。イベントの規模・質や目的次第なので必要な場面があると思いますが、一般的なビジネスイベントだと課題がありますね。
イベントのために何でもかんでも自動化する、ということではなくちょっとしたことが楽になる、イベント業務がよくなればよい、と考えています。

なるほど。
Withコロナ、Afterコロナのイベントシステムソリューションには、リアルとオンライン、デジタルとアナログの使い分け・組み方次第だということがよく分かりました。

DX推進、デジタル化、言葉の意味は異なりますが、ITソリューションベンダーである当社が目指すことは何か？
IT技術やデジタル化で、イベント運用業務を楽にすることと、イベント価値を高めるための手助けをすること。
そしてHOT SCAPEと共に、ビジネスイベントのDX推進を今後も継続して考え、実行していくことだと思いました。
前野社長をはじめHOT SCAPEの皆さまには、本当に感謝いたします。