チケッティングシステムは電子チケットや顔認証により入場時の混雑回避や時間別予約の設定ができることで会場内の混雑回避につながる話を紹介しました。（「withコロナ時代のチケッティングシステムとは！システムの導入ポイントを紹介」を参照）。しかし、チケッティングシステムは混雑回避だけではなくセミナー、シンポジウム運営の費用削減にも役立ちます。

チケッティングシステムとセミナー、シンポジウムの運営費用とが結び付かないと思っている人も多いかもしれません。ここではセミナー開催にかかる費用と、費用削減にチケッティングシステムがどのように貢献できるかについて紹介します。

セミナー、シンポジウム開催にかかる主な費用

セミナー、シンポジウム開催にかかる主な費用について紹介します。

会場費用

自社の会議室を使用しない場合に掛かってくる費用です。

司会、運営スタッフ、事務局スタッフの人件費

セミナーの規模により、人件費は大きな部分を占めてきます。

集客費用

何もしないで参加者が集まることはありません。Web広告やDMなど集客費用を考える必要があります。

録音や撮影ほか消耗品などの雑費

セミナー内容をWeb掲載するなどして他に利用する、または次の集客に利用するために必要な費用です。また参加証や参加者ホルダーなど消耗品費用も必要です。

講師への謝礼

講師を招いてのセミナーの場合は必要です。

配布物制作費・準備費

配布物がある場合は必要になる費用です。

当日の旅費や飲食費、懇親会費

飲食や懇親会を設定している場合は必要になる費用です。

このように書き出してみるとセミナー、シンポジウムを開催するには、いろいろな費用が必要なことがわかります。

チケッティングシステムで削減できる費用

では、チケッティングシステムを利用することでどのような費用が削減できるのでしょうか。削減できるのは2点あります。

人件費の削減

大きなセミナーやシンポジウムでは参加証とともに参加証ホルダーを受付で渡す必要があります。またシンポジウム内の各セミナー参加や飲料引換券などのオプションチケットも受付で一緒に渡す場合もあるでしょう。チケッティングシステムでは、セミナーやシンポジウムへの参加情報だけでなく、各セミナーや飲料引換券などのオプション情報も参加者のマイページ（チケット購入履歴）に反映されているため、QRコードをQRコードリーダーに読み込ませるだけでセミナー会場、シンポジウム会場への入場、また各セミナー室への入室、飲料との引き換えなどオプション対応ができます。そのため、会場入り口や各セミナー受付に対応するスタッフの人数を大幅に減らすことが可能になります。
また、原則として一度認証をしたら入場とみなし、再入場が出来ない仕様となっているため、再入場する人がいないかの確認も必要ありません。そのため、そのような行為をする人を確認するためのスタッフも必要なくなります。（ご要望によって再入場可の仕様に変更できるシステムもあります。）

他にもチケット情報が各参加者のマイページに送られるため、これまで参加証の準備にかかっていた時間を削減でき、この準備に対応していたスタッフの人件費も削減されます。

このようにチケッティングシステムを利用することで、人件費の削減につながります。

消耗品費の削減

先述したようにチケッティングシステムを利用すると、チケット情報はすべて各参加者のスマホに送られます。そのため、これまでのように参加証を印刷したり、参加証ホルダーの準備が不要になります。参加者が多ければ、参加証の印刷代や紙代、参加証ホルダーの費用も大きくなります。チケッティングシステムを利用することでこれらの消耗品費の削減をすることが可能になります。

チケッティングシステムで運営費の削減を

スタッフの人件費、参加証や参加証ホルダー費用は大きなセミナーやシンポジウムにおいて軽視できない費用です。チケッティングシステムを利用することで、これらの費用を削減し、参加者が喜ぶ参加費の実現、さらに充実したセミナー内容にすることに注力していきましょう。

ロココもチケッティングシステムを提供しています。セミナー運営費用を削減したい場合も、お気軽にお問い合わせください。サービスの概要はこちらからご覧いただけます。