昨今、自社の製品・サービスのプロモーション活動の一環として、自社イベント（講演会、展示会）を開催される企業も多いでしょう。自社イベントを開催するのですから、少しでもその効果を高めたいところです。イベント独自のチケッティングシステムを活用することで、接客力のアップにつながる意外な効果があります。ここでは、そもそも自社イベントとはどういうものかに触れ、自社イベントでの来場者対応の課題と、チケッティングシステムでどのようにその課題が解決できるかについて説明します。

自社イベントとは

自社イベントとは展示会やセミナー、講演会などに代表される、「主要な取引先や今後の取引が見込まれるお客様に向けて、自社の製品・サービスの紹介を行う」イベントのことを指します。自社イベントを開催するメリットとしては、お客様との直接的なコミュニケーションを通じて自社の製品・サービスの詳細を紹介し、その魅力を伝えられること、そしてお客様との関係作りができる点と言えるでしょう。また講演や展示内容によって自社製品・サービス自体のみならず、企業自体の信頼やイメージアップにもつながることが期待されます。

一方、自社イベントだからこそ注意すべき点があります。集客は勿論のこと、来場者が満足する企画にすることが肝要です。来場者自体を飽きさせない企画内容や、内容量のあるパンフレット、試供品の用意なども、重要なポイントの一つです。

自社イベントにおける来場者対応の課題と対策

集客や企画と同様、またはそれ以上に「来場者への対応」も自社イベントの効果を高める重要なポイントです。ここではチケッティングシステムを活用することで解決につながる課題について説明します。

課題１．入場時の混雑

よくある入場受付の方法として、来場者が受付に並び、名刺を渡して参加証を受け取る形式があります。受付スタッフは受け取った名刺の名前を名簿の中から探し、名簿に来場のチェックをします。来場者が多い場合、その膨大なリストの中から対象者を探すだけでも大変な手間と言えるでしょう。また、この作業に時間を費やすことにより、来場者の受付をお待たせしてしまうことも予想されます。

対策１．QRコードによる受付の迅速化

チケッティングシステムを利用することで、イベントに申し込まれたお客様のスマホにQRコードを送信する、またはQRコード付きの紙チケットを送付することが可能になります。当日、お客様はQRコードをQRコードリーダーに読み込ませるだけで受付を完了することができ、受付スタッフが名簿から該当のお名前を探すという作業が不要になるとともに、お客様を受付でお待たせすることがなくなります。

課題２．接客時間の確保

来場者が既に取引のあるお客様の場合、お客様に担当営業スタッフがいる場合もあるでしょう。自社イベントは、お客様に自社製品・サービスの説明をゆっくりできる機会、またお客様との関係作りの機会でもあるため、営業スタッフは担当のお客様のアテンドをすることも重要な営業活動です。しかし、来場者や受付の数が多数の場合、お客様を探すことは一苦労です。来場者から直接に来場連絡があればそれに越したことはないですが、来場者が連絡をしてくれるとも限りません。そのため接客する貴重な時間が減ってしまう可能性があります。

対策2．営業担当者にお客様の来場をリアルタイムで通知

QRコードによる入場受付を行うことで、その時点でどのお客様が入場されたかがわかります。またその情報が各担当営業スタッフのスマホにメールで届くことにより、お客様の来場タイミングを認識することを可能とします。これにより、来場から場内のご案内まで一貫したアテンドが可能になり、商談機会も拡大します。

チケッティングシステムを活用し、自社イベントでの来場者対応を向上！

受付で待たされることがないこと、自分が入場したらすぐに担当の営業スタッフが飛んできてくれることは、それぞれが細かなポイントことですが、接客には大切なことです。チケッティングシステムの活用は、「来場者の体験向上」にも大きく貢献するといえるでしょう。

ロココでは、自社イベントの申込受付にも活用可能なチケッティングシステムを提供しています。営業スタッフへの来場通知機能も標準装備。他にも、「こんなカスタマイズは可能か」など、ご希望やご質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください。チケッティングシステムの概要はこちらからご覧いただけます。