勤怠管理を生産性向上につなげる方法

「勤怠管理=タイムカードの入力&チェック」ではありません。

「勤怠管理が生産性向上につながる」といわれても、ピンとこないという方もいるのではないでしょうか。勤怠管理を「タイムカードをつけること」「労働時間を適切に入力させ、管理すること」だけにフォーカスさせると、生産性向上につながるプロセスが見えなくなります。勤怠管理システムに入力された情報は、あくまでも「何時に出社して何時に退社したか」でしかありません。この情報を業務改善や効率化、生産性の向上に活かすために重要なのは、時間が示している勤怠の中身を把握することです。

「なぜ、月末に残業が集中するのか」「なぜ、部署によって残業時間に差があるのか」「同じ仕事をしているはずの組織で、個々の労働時間がまちまちなのはなぜか」…さまざまな「なぜ」について分析し、組織や個人の課題が明確になれば、さまざまな改善策を立案・検討することができます。生産性が低い会社や組織の多くは、管理職が担当部署の業務の状況を把握していなかったり、勤怠をチェックすることに対する意識が低かったりします。企業によっては、遅くまで残業している社員が偉いというカルチャーが残っているところもあるでしょう。働き方改革が叫ばれている今、残業を前提としなければ業績を上げられない会社は、有能な人材をキープするのが難しくなります。最初に取り組むべきは、「勤怠管理をベースとした勤務実態の見える化」です。

勤務実態を把握し、改善を図るPDCAサイクルの構築が必要

管理職の方々は、自部署の従業員がどんなタスクを行い、それぞれにどれだけの時間をかけているのかを把握する必要があります。タスクリストに業務のメニュー、内容、重要度、工数を記入し、個別に面談をできればベストですが、そこまでの時間的な余裕がなければ、部署全体でタスクの情報を集約する形でもいいでしょう。残業が多い社員が、どんな業務にパワーがかかっているかがわかれば、改善のポイントが見えてきます。非効率なフローになっている業務の見直し、組織全体の業務平準化、優先順位の低い業務の削減などを行い、勤怠の状況が改善したかをチェックするPDCAサイクルをまわせるようになれば、組織の生産性は向上していくはずです。

業務効率化が図りやすいのは「チームの仕事」「時間が選べない仕事」

生産性向上のためのより具体的な改善ポイントについて紹介します。組織全体の業務を把握したうえで、それらをタイプ別に仕分けてみると、課題が明確になります。個人作業なのか、チームで行う仕事なのか。実施する時間を選べるのか、選べないのか。業務効率化を図る際に効果が高いのは、「チームの仕事」「時間を選べない仕事」の改善です。前者は会議、打ち合わせ、複数メンバーが短時間のフローに組み込まれている仕事など。後者の代表は、顧客やカスタマー対応、月末や締め切り前の処理業務、定時のシステム監視などの業務です。

「会議が長い」は、サラリーマン共通の口癖のひとつです。アジェンダ管理や議題ごとのタイムキープを徹底して、定例会議は1時間以内としている会社もあります。見直しポイントはかかる時間だけでなく、いつ実施するかも重要です。月曜日の朝と夜に定例会議があれば、週に1日は残業が前提となってしまいます。勤務時間外はNGとして、夕方以降の会議を減らぜば、個人の裁量で時間を調整しやすくなるのです。大人数の会議が改善できれば、個人作業の改善の何倍も効果が上がります。

チームで行う仕事といえば、メールがあります。件名のルールを徹底すれば以前のメールを探す手間が省け、不要なCCを外せばチェックする時間を短縮できます。ひとつひとつは小さなことですが、1日にやりとりする数が多いだけに、改善効果は決して低くはありません。

自動化・定型化・標準化で業務効率化を推進!

顧客対応や締め切り対応など、時間が選べない仕事についてフローを見直すのも有効です。重要な業務が多く、効率化を図り過ぎるとミスやトラブルが発生するため変えることに躊躇する組織も多いと思われますが、これらの業務の多くが「重要ではあるが生産的ではない」のも事実です。変更のポイントは「自動化」「定型化・標準化」。手入力など、人為的ミスが起こる可能性があるフローを最小化し、手慣れた担当者でなくても進められる業務フローにシフトしていくことで、特定の社員にかかる負荷を軽減することができます。

「RocoTime」で勤怠管理を生産向上につなげる

ロココの勤怠管理システム「RocoTime(旧Times)」は、生産性を改善したい企業のニーズに応える機能を充実させています。直感的に使えるインターフェイスは勤怠入力自体の負荷を軽減し、36協定限度時間の超過などをリアルタイムで把握できる機能も搭載。プロジェクトなどの工数管理機能も標準装備されており、勤務実態の見える化を進めるために必要なメニューが充実しています。

また勤怠管理システム自体も、「自動化」「定型化」のひとつです。集計やデータ抽出を極力自動化し、分析や改善策の検討に時間を割けるようになれば、勤怠管理データを活用した業務効率化・改善のスピードが上がります。仕組みが複雑で管理に手間がかかる、従業員の入力ミスが多い、分析に時間がかかるなどの悩みを抱えている方も、シンプル操作・リアルタイム管理ができる勤怠管理システム「RocoTime」の導入を検討してみてください。詳細情報については、ぜひロココの製品ページをご覧ください。

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