勤怠管理システムの導入を考えている企業、そして勤怠管理システムを導入したけどなかなか導入効果が実感できない企業があるでしょう。勤怠管理システムの導入、そしてどの製品を選ぶのかを決める際に最も重要なことは、勤怠管理システムを導入して何を実現したいのかという、目的です。

ここでは、多くの企業が目的とするペーパーレス化の実現の他に導入目的として多いものと、勤怠管理システムを導入した企業がどのような効果を実感しているのかについて説明します。

勤怠管理システムの導入目的

企業の勤怠管理システム導入の主な目的について説明します。

ペーパーレス化

日々の勤怠管理にタイムカードを使っている場合だけでなく、ICカードを利用している企業でも有給休暇などの申請はまだ紙を使用している場合があるでしょう。社員一人一人からの申請用紙は、紙を多く必要とするだけでなく、申請書を保存しておく場所も必要になります。

また紙は紛失する可能性もあり、人事・総務部の申請書の管理も大変でしょう。ペーパーレス化することで、紙を削減するだけでなく、人事・総務部の紙の保存や管理についての負担も減らしたいというのが勤怠管理システム導入の主な目的の１つです。

人事・総務部の作業量の軽減

社員の人数が増えると、各人の勤怠を表計算ソフトに手入力して、目視で確認をしていては、人事・総務部の作業量は増加するばかりです。月末や年末は特に作業量が増えるでしょう。このような状況では勤怠管理を正確に行っていくことも困難になります。人事・総務部の作業量を軽減し、正確に勤怠管理を行うこと、これも勤怠管理システムの導入の主な目的の1つになります。

働き方改革

働き方改革の推進により、様々な働き方、そして長時間労働を防ぐための労働時間の把握が必要になりました。リモート勤務など様々な働き方に対応するためには、これまでの紙の申請やタイムカード、ICカードでは対応しきれないことも出てきました。また労働時間の把握も、月末に集計して残業時間が規定を超えていたことが分かったのでは遅く、常に把握できる状況にある必要があります。働き方改革への対応も勤怠管理システムの導入の主な目的の1つになります。

勤怠管理システムの導入効果

勤怠管理システムを導入し、運営がうまく回ると、次のような効果が得られます。

利用者（社員）、管理者（人事・総務部）ともにラクになる

管理者は紙の管理、データの打ち込み、有給休暇の残数などの社員への連絡などの業務がなくなり、業務量が大幅に削減され、ラクになります。
利用者も紙の申請書への記入がなくなり、申請がラクになること、そして自分の有給休暇の残数がわかるようになるため、人事・総務部に問い合わせしなくてもよくなりラクになります。

働き方への意識の変化

月末になって初めてその月の残業時間がわかる、年末になって有給休暇の残日数がわかるという状態では、なかなか自分の働き方を見直すことができていなかったのが、常に勤務状況を把握できるようになると、社員一人一人が自分の働き方について意識するようになります。上司も部下の勤務状況が把握できるので、部下の働き方に目を配ることができるようになります。

このように勤務業況が明らかになることで、社員の働き方への意識変化も起こる可能性が高いといえます。

勤怠管理システム選択の注意点

注意したいのはどの勤怠管理システムを選んでも上記のような効果が得られるわけではないということです。企業によって状況は様々です。特にシフトや契約社員、派遣社員、アルバイトなどいろいろなタイプの働き方をしている人たちがいる場合は、それに対応できるシステムを入れる必要があります。

他にもその企業独特の規定があるときは、それに対応してもらえるのかを確認しなくてはなりません。簡単に導入できるけど個々の企業の状況には対応できないという場合もあり、そのために返って業務が増えてしまうこともあり得ます。自社の持つ多様な働き方に対応できるシステムであることが大切です。

もう一つ大切なことは、導入後のサポートがしっかりとしているシステムを選択することです。導入前に自社の勤怠状態に合わせてシステムを選択し、またカスタマイズしたとしても、実際に導入してみると、導入前には気が付かなかったことが出てくるなど、調整が必要となることがあります。このような時に導入の後のサポートがしっかりしていない企業からシステムを導入すると、導入後の課題の解決ができず、使いにくいままのシステムを使い続けることになってしまいます。導入後のサポートをどれくらいしてくれるかをしっかりと確認しましょう。

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