働き方改革と言われるようになってから、割増賃金の未払いや過重な長時間労働といった言葉に敏感になってきている企業もあるかもしれません。自社は大丈夫だと思っても労働時間の管理がしっかりされていないと、実は管理者が長時間労働に気づいていないだけで、現場ではそれが当たり前になっていたということも起こりうるでしょう。
ここでは、労働時間の現状、労働時間管理の必要性と管理の方法について解説します。

労働時間の現状

ここでは労働時間の現状について説明します。

厚生労働省が発表している「令和２年版過労死等防止対策白書」のデータを見ていきましょう。月末１週間の就業時間が 40 時間以上である雇用者のうち週の就業時間が 60 時間以上である者の割合をみると、減少傾向となっています。しかしまだ1割強の人が60時間以上の就業をしていることがわかります。

一方で、「自殺者数総数のうち、勤務問題を原因・動機の１つとするものの割合」では勤務問題を原因・動機の1つとするものの割合が増加傾向にあります。

つまり、長時間労働者の割合は減少傾向にはありますが、勤務問題を原因・動機の1つとする自殺者総数は増加傾向にあることを考えると勤務問題の解決には至っていないことがわかります。

労働時間管理が必要な理由

このような状況の中、労働安全衛生法が平成26年に改正されました。労働時間に関する改正のポイントは「労働時間の状況の把握」の義務です。新労働安全衛生法、新労働安全衛生規則では以下のように記述されています。

新安全衛生法

第六十六条の八の三　事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。

わかりやすくまとめると

・タイムカードによる記録
・パソコンのログインからログアウトまでの時間の記録等
・労働時間の状況の記録は3年間保存

ということになります。

労働時間を減らすためには、まずしっかりと労働時間の把握をする、労働状況の記録を保存するという労働時間の管理が求められるということです。

労働時間の管理の仕方

ではどのように労働管理をすればいいのでしょうか。記録を保存するにもまずは労働時間の把握です。ここでは労働時間の把握の仕方について説明します。

労働時間の把握の仕方について新労働安全衛生規則ではタイムカードによる記録となっていました。厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署が発行した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」にある「始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法」には以下のような記述があります。

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
（ア）　使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
（イ）　タイムカード、ＩＣカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

つまり、労働時間の把握には、客観的な記録ができるタイムカードやICカードが求められ、各自がエクセルに入力するなどの客観性のない方法は容認されないということになります。

記録だけでは管理にならない！

労働時間の把握をするためにタイムカードやICカードで記録を取ることができます。しかし記録ができたとしても、各自の労働時間を集計して現在の労働時間がどうなっているかがわからなければ管理していることにはなりません。この集計には手間がかかります。また集計が月末にやっと終わるのでは、超過労働に気づくことなく労働してしまったということにもなりかねません。

そこで役に立つのが勤怠管理システムです。勤怠管理システムを導入すると集計の手間を省いてくれます。また、労働時間の集計だけでなく、超過労働になりそうなときはアラートを出すなど、便利な機能がたくさんあります。また法令対応もしてくれるものもあるので、労働時間の管理には勤怠管理システムの活用をするといいでしょう。

タイムカードやICカードの落とし穴

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」では客観的な記録を取るためにタイムカードやICカードの利用を例に挙げていました。確かに各自がエクセルに出退勤時間を入力ことに比べれば、タイムカードやICカードは客観的な記録であると言えます。しかし、タイムカードもICカードも貸し借り等ができるため、別人による記録が可能になってしまうという落とし穴があります。

このような別人による記録を発生させないようにするための対策として有効なのが、「顔認証」での打刻です。顔は唯一無二のものなので、貸し借りができません。そのため、なりすましによる記録を防止することができます。

タイムカードやICカードを利用してしっかり労働時間を管理しているのに、休職者が増えるなど気になることがあるようでしたら、なりすましが発生していないかを確認してみるのもいいかもしれません。そして「顔認証」でなりすましのない、正確な労働時間の管理をしていきましょう。

働き方改革が目指しているのは「働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすること」です。超過労働で将来の展望が見えなくなるような人があってはいけません。そのためにも労働時間の状況の把握は大切なことです。

ロココでは勤怠管理システム「RocoTime」を提供しています。労働時間の把握、管理にご利用いただけます。またオプションで顔認証による打刻も可能ですので、タイムカードやICカードでしている管理を顔認証に置き換えたいとお考えの企業様もお気軽にお問い合わせください。RocoTimeの概要はこちら、顔認証打刻のオプションについてはこちらからご覧いただけます。