本店・支店・店舗など様々な職場の「紙を削減しよう」から検討がはじまった

ご提案してからご決定まで非常に早かったと感じておりますが、まずは勤怠管理システムの検討経緯について、お伺いできますでしょうか？

お客様：切っ掛けは、昨年（2021年）の10月頃から「紙を削減しよう」という声が上がったことです。勤怠の様々な申請が全て紙だったこと、それがいろいろな部署から提出されます。本店のほかに支店や施設、センターもありますし、例えば店舗だとスーパーマーケットやファーマーズマーケット等いろいろな職場があります。その各々にシフト勤務の有無や個々のルールもあります。そして時間外や休日の申請など様々な申請書が紙で届いていました。私たちは、そのデータを表計算ソフトに入力して、更に給与計算ソフトにも入力し、目で見て確認してといった管理をしておりましたので、それだけでも作業が沢山ありました。

毎月の締め作業も大変だったのですね。年次となりますと、それはもっと大変だったのでは？

お客様：そうですね。職員本人が、今現在の残存有休日数など確認することができませんでしたので、年度末が近づいてくると皆さんから問合せがありました。それをお一人ずつ探してお応えするのも大変でしたね。また、私たちが作った資料を印刷して、個別に資料を配っておりましたので結構な工数が掛かっておりました。

「スマホ対応なのにアプリではない」ことが、全ての職員への“簡単”につながった

沢山の課題をお持ちだったのですね。一方、勤怠管理システムも世の中にたくさんありますが、どの様な方法で選択されたのでしょうか？

お客様：まずは、ＪＡ三井リースさんに相談しました。正直、幾つか勤怠管理システムをご紹介いただきましたが、どこも大きな違いはないかなぁ、という印象でした。何よりも私どもは幅広く事業を展開しており、勤務形態がそれぞれありますので働き方も異なります。（検討）当初は、システムでどこまで対応できるのか、ということの方が心配でした。

もう少し詳しく、この度の勤怠システムの選択ポイントについて伺えますか？

お客様：既に勤怠システムを単独で使っていた事業所があったので、そちらも検討したのですが、例えばサーバーに組み込むことを勧められるとかシステムに合わせた環境の変更のご提案など、ご説明いただきましたが内容についていけないこともあって、一番丁寧に説明いただいたロココさんに決めました。先ほども申し上げた通り、幅広い事業展開と仕事のパターンがありますので、これらに対応していただけるかどうかがポイントでした。

ありがとうございます。機能面で、ご評価いただいたポイントはございますか？

お客様：スマホでも申請できるので、私どもの職員の働き方には合っていますし、アプリではないところもよいです。アプリだと、ダウンロードして、その他にも色々設定なども必要になりますので全職員への説明が大変ですが、URL（ブラウザー）から申請や確認ができるのが、どの職員にとっても簡単でよいと思います。

頼りになる、導入支援サービスと社労士スタッフのサポート体制

RocoTime導入当初はいかがでしたか？スムーズにご活用いただけましたでしょうか？

お客様：最初の準備が大変でしたね。いろいろなデータを落とし込んでテストをしたのですが、事前の打ち合わせでは気付かなかったことが出てきました。職員に説明会を開いたら質問が沢山出てきて、改めて私どもには沢山の働き方があるのだということが整理できました。紙の時は流れていた、というよりは気付けなかったのだと思います。テスト期間の１ヵ月ほど、システムを触ってみてわかったことも沢山あったので、二人の担当が大変苦労していたのはわかります。

ご導入から数カ月たちましたが、現在はいかがでしょうか？

お客様：作業時間は格段に減りました。職員の勤務状況が申請者も管理職もすぐに見られるので、休みを取っているか？残業が増えていないか？など、管理をするというよりは、一人ひとりの職員により細かく気を配るようになったことも大きいです。自部署の人により良い職場環境を作っていくことが重要なので、本来の姿になってきたのではないかと思います。

最後に一言ずつ、勤怠管理システムRocoTime、もしくは弊社ロココに対してご意見をお願いします。

お客様：職員全員の勤怠データを確認・承認するのに、紙からデータに変わったことは、大きな変化です。全体と個人の状況を確認できて、かつ作業時間を大幅に減らすことが出来ました。これからも、相談に乗っていただきたいし柔軟に対応いただきたいです。

お客様：電子化は時代の流れだと思います。これからもロココさんの導入支援サポートは、引き続きご支援いただきたいです。（導入支援担当者が）社労士の資格をお持ちなので、大変頼りにしています。

お客様：最初は慣れなくて「何でシステムにしたんだ」とも思いましたが、今はシステムにしてよかった、になりました。タイムカードを1枚1枚探して回ったことが既に懐かしいです。システムで分からないことが出てきたら、また相談に乗ってください。

お客様：職員には年配の方やスマホを持っていない方もいますので、準備の段階で「本当に職員全員が使えるのか」心配でしたが、既に部署ごとに（RocoTimeに）詳しい人が現れたことが大きいです。今後も、私たちの気付いていないことがありましたら、教えていただきたいです。

本日は、お忙しいところ貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。