「勤怠管理システムとは、自社の従業員の勤怠に関するデータ（従業員の出退勤時刻の記録、勤務時間や残業時間、休暇の申請・取得記録やシフトなど）を一括管理することのできるシステムのことです。本記事では、勤怠管理システムの種類および主な機能について説明します。

■クラウド型勤怠管理システム

WEBのクラウド経由でサービスを提供している勤怠管理システムのことを指します。サーバーを自社で購入する必要はなく、インターネット上でサービスが完了しているため、導入のハードルが低く、初期費用を抑えて利用できることがメリットです。また、インターネット上のサービスなので、ネット環境さえあれば、社内外どこにいても利用できます。他にも自社でシステム構築が必要ないため短期間で導入できること、アップデートで法改正にも柔軟に対応できることなどのメリットがあります。

■オンプレミス型勤怠管理システム

オンプレミス型とは、勤怠管理システム導入時に自社でサーバーを用意し、システムのソフトウェアをインストールする形式のことを指します。パッケージソフト型の勤怠管理システムもこの中に含まれます。オンプレミス型の場合は、大規模な自社開発が必要なケースもあり、サーバーの購入費用やシステム構築に費用が発生するため、クラウド型よりも初期費用が高額になりますが、自社でサーバーを購入しているためシステムのカスタマイズや、既存ソフトウェアとの連携などを行いやすいという点が特徴です。また、サーバーが社内にあるため、情報漏洩のリスクが少ないというメリットもあります。オンプレミス型はこれからさまざまな機能追加や変更の発生が見込まれているケースや、自社で勤怠管理システムを細かく設定する必要があるケースなどにおすすめです。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムには様々な機能があります。機能を理解する事で、勤怠管理システムの導入を、より具体的に検討することができるでしょう。ここでは主な機能について説明します。

■打刻機能

勤怠管理システムには出退勤の時間を正確に把握するための打刻機能があります。オフィスの入り口等に設置した設備にICカードをかざすICカード打刻、静脈認証情報を利用する静脈認証打刻、顔をかざして認証する顔認証打刻、各自のPCからログインして打刻するWeb打刻、スマートフォンからログインして打刻するスマホ打刻などがあります。サービス提供会社により打刻の種類が異なりますので、自社の運用に合わせた打刻機能があるかを確認する事は、一つの重要なポイントです。

■ワークフロー機能

残業や休暇など、勤怠に関わる申請から承認までを完結することを可能とするのがワークフロー機能です。従業員側は、勤務シフトの変更申請・日々の出退勤時間・残業の申請、直行/直帰、そして休暇の取得申請等を、Web上にてオンラインで行い、管理者はWeb上で承認する事が可能となります。月次申請では、日次勤務実績データを自動的に集計し、一覧表示することができるので申請側も管理側も勤怠管理を効率的に実施できます。

■シフト機能

従業員のシフトを管理するシフト管理機能では、従業員の勤務パターン、希望の条件に合うシフト表を自動的に作成可能することができます。さらに、必要な従業員の人数を自動で算出してシフト管理ができるため、人員の過不足などの状況が一目で把握できます。

■アラート機能

アラート機能は、従業員のスケジュールや勤怠状況に問題が発生しそうな場合に通知を送れる機能です。たとえば、打刻漏れや規定の残業時間を超過しそうな場合にアラート機能が役立ちます。

■有給休暇・休暇管理機能

企業の年休付与の設定情報にもとづき、社員全員に自動で年休を付与します。夏季休暇など企業独自の休暇等の設定、代休、振休など個別に修正が必要な場合には社員ごとに設定することが出来ます。また、育児休職や介護休職等の休職者情報を管理することが出来ます。

クラウド型にするか、オンプレミス型のいずれが適しているかは、各社の運用状況やセキュリティポリシーにより異なります。ロココの勤怠管理RocoTimeはクラウド型にもオンプレミス型にも対応、上記の機能が充実しているのはもちろん、各社の運用状況に合わせた細かいパラメータ設定が可能な上にサポート体制も充実しています。自社にとってクラウド型かオンプレミス型のどちらが合っているのか、また自社に必要な機能などのご相談はお気軽にお問い合わせください。またRocoTimeについては製品ページ、無料でダウンロードいただける資料でもご覧いただけますのでぜひご利用ください。