グループ4社に最適なシステムとは何か？本部との連携をどの様に実現させるか？

まず、この度勤怠管理システムのご検討を始められた切っ掛けを伺えますでしょうか？

お客様：当社は、千葉興業銀行グループ4社のITソリューションを担っています。
当社自らよりもグループ4社にとって最適なシステムは何か？という視点に立ってシステムを扱っています。
今回の勤怠管理システムの導入検討でいいますと、本部（千葉興業銀行）の人事部から「人事制度として正しい対応を取るために、客観的かつ電子データによる記録管理に必要なシステム提案」の依頼を受けていました。

グループ4社の課題を取りまとめるだけでも、大変な業務だったのではないでしょうか？

お客様：スタッフさんの勤務形態が各社で若干異なるなど細かい点はありましたが、労務規程の基本部分はグループ4社とも同じでしたので、課題検討も4社同時に行えました。その点は幸いでした。

では、4社共通した課題はございましたか？

お客様：システム導入前の勤怠管理は紙による申請と表計算ソフトによる集計でした。紙があるということはアナログな作業なので、手間が多い反面なんでもできてしまうのですが、国が求めている（管理データの）精度ということでは、システムが必要だったということになります。
それと、時間外勤務時間の集計は結構大変で、人事部門の作業負担を軽減させるためには、大きな課題でした。あとは、管理者にとっての画面でしょうか？グループ各社の勤怠データが、本部に正確に報告されることが重要です。

最終的にRocoTimeに決められたポイントはどの様なことだったでしょうか？

お客様：複数社に提案をお願いしましたが、費用はそれほど大差がなかったと思います。当社としては、グループ会社に提供するシステムとして適確であることが前提であり、サポートの体制が確立されていること、我々が再販出来る仕組みになっていることが必須でしたので、これら条件に合致したのがロココさんでした。

システム担当企業としてグループ内の務めは、導入先グループ企業とロココさんとのコミュニケーションの円滑化

ありがとうございました。では、導入前、導入直後でお感じになった点はどの様なことでしょうか？

お客様：最初のころは、結構問い合わせがありましたね。データを上げてもらって、初期設定を御社にお願いして、設定内容が間違っていたためやり直し・・・とか、システムに移行するには苦労があったように感じています。

申し訳ございませんでした。

お客様：いえいえ、こちら側も移行するデータの作り方に問題があって。
例えばグループ企業への出向者の勤怠情報とか、年度締めの時期の有給休暇の繰り越しとか、各社ごとにルールが出来てしまったことなどの要因があったとも思います。通常の勤怠であれば問題ないのですが、特殊な対応があります。最初からなんでもかんでもシステム対応とはいきませんので、仕方のないこともあると思います。

こういった導入前後のコミュニケーションロスを減らすには、どういった対策を取ればよろしいでしょうか？

お客様：本当は、グループ合同の導入作業手順に関する説明会が出来ればよかったんだと思いますが、状況的に難しい時期でした。
結局、会社ごとに話を伺いながらの説明となり、その後は各社にマニュアルを見ながらの作業を依頼しました。結果として、これまでの経験則に基づく各担当者の理解の下、システム利用を開始したため、対応にバラつきが出てしまったのかもしれません。（導入後も）問合せへの対応、実運用に合わせたシステム修正、あるいはシステムに合わせた運用の検討を行ってきました。
結局は慣れて頂くまでに時間が必要なんですね。「申請の手順や入力の仕方が解らない」、といった問合せは、操作に慣れるまでの問題だと思います。

ご導入から大分時間もたちましたが現在はいかがでしょうか？ まだお問い合わせは減りませんか？

お客様：問合せは、今は殆どないですね。
課題であった時間外勤務集計の作業負荷は大変軽減されましたし、多少追加費用は掛かりますが、給与計算システムとの連動も行っていきたいと考えています。

従業員200人以上ならば、代理店販売にも適した勤怠管理システムです

グループ内のご対応をされている御社のご意見は、代理店販売でご協力いただいている企業の皆さんにも参考となるご意見があると思うのですが、導入前後で注意すべきことはどの様なことが考えられますか？

お客様：勤怠システムの導入には、最初が一番肝心なんだということです。
規程がないから「この機能は使わない」、と思って初期設定で対応しなかったことで、（システムを）走らせた後に問題が出てきてしまい、何度も修正を繰り返すことになりました。グループのシステム窓口企業として導入先企業へのヒアリングや説明会をキチンとしておく必要があると思います。
導入支援があることはよいと思います。（導入）企業にとっても助かるんじゃないかなぁ。
あとは、企業としては一人当たりのコストを気にしますし、新規で導入する場合は初期導入費用も掛かるため、小規模事業者の場合は、グループで検討してもらえるといいのではないかと思います。
たぶん（従業員が）200人以上おられれば、いい提案ができるシステムだと思います。

勤怠管理システムとしての機能面はいかがでしょうか？

お客様：幅広い勤怠管理課題に対応できるシステムだから、（その機能を）使い切らないともったいないですね。提案をする上でも、製品管理をしっかりしていくべきかと思います。
アナログ（管理）だと特に意識せずにしていたことが、システムにするとキチンとしてしまう分見えていなかった課題が出てくるということです。
ロココさんのシステムは初期設定項目が沢山あるので、よく事前検討・確認をした方がいいと思います。

本日は、お忙しいところ貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。