社内制度の自動化と、管理部門の工数削減も実現したい、が悩みだった

勤怠管理システムの導入前、どの様な検討をされてきましたでしょうか？

お客様：勤怠管理システム導入前は、タイムカードと手書きの出勤簿を併用していました。当時300人ほどの従業員がおりましたが、拠点ごとに月次を締めて、その後手書きの出勤簿のチェックと合わせて電卓による計算を5日間で行っていたので、残業も人手もかかっていました。

特に重視された課題は、どの様なことでしたでしょうか？

お客様：まず勤務形態では、通常勤務の従業員やシフト勤務の社員、裁量労働の研究員もいます。様々な勤務形態に対応することが必要でした。残業や休日勤務を行った従業員、また外勤で食堂が使えない従業員には、それぞれ食事手当を支給するなど煩雑な手当が多くあり、確認に時間がかかっていました。
私たち管理部門のメンバーは、それも手計算で対応しておりましたので、この手当を自動化したいとの想いが強かったです。また、社員食堂の予約、食数管理についても、日々手作業で行っていた為、この作業についても自動化をしたいと考えていました。
結局、食堂管理と勤怠がセットのシステムは無かったため、食堂対応は別のシステムにしましたが、食事手当については、ロココさんの勤怠管理システム（RocoTime）はカスタマイズ無しで、計算式のみで対応していただいたので、助かりました。

自動化と働き方改革、二つの課題解決の実現に、RocoTimeは適していた

ありがとうございます。では、食事手当のデータ連携の他に、勤怠管理システムとして弊社RocoTimeを採択いただいたポイントはございましたか？

お客様：正直申し上げると、エキスポなどに出向いて沢山の勤怠管理システムを比較・検討しました。幾つかのサービスに対して具体的な要件をもって話を進めますと、どうしても既存のシステムでは対応できず、カスタマイズをしなければ対応できないことが解ってきました。
しかしながら先ほども申し上げた通り、勤怠システム導入のために、手当のみ手作業を残すことは不本意であった為、自動化と働き方改革対応と二つの課題解決の実現に『どこまで対応してくれるか？』という点が大切でした。

ご満足いただけましたか？

お客様：直前にバタバタした、という印象は残っていません。食事手当と勤怠システムのデータ連携ができる計算式を組んでいただけたので、上手くできています。

ご評価いただきありがとうございます。御社独自の手当てと運用を取り入れた、システム設定とバランスが重要と考えます。

お客様：そうですね。当社のような規模の会社では管理部の人数は限られています。予算も決まっていますし、働き方改革に対応するための時間もありませんでした。
その様な中、ロココさんの営業、開発、導入サポートのバランスがとれていたことが、良かったと思います。

従業員は直感的に使い慣れていったため、違和感なくシステム導入を実現

恐れ入ります。システム導入後、従業員の皆様からの反応はいかがでしょうか？

お客様：違和感なく使ってくれているようです。従業員からの問合せは殆どありません。みんな、徐々に慣れていった、という印象です。

先ほど「どこまで応じてくれるか？」というお話がありましたが、全てお応えできましたでしょうか？

お客様：もともと、ややこしい仕組みでしたので、導入後も細かい改修はお願いしていますが、サポートが早いので現状は全く問題ありません。

定期的に、全ユーザーにアンケートをお願いして、上位3つの改善要望を対象に改修致しております。

お客様：導入後のサポートは助かっております。残念なことは、従業員からの改善要望上位3つの中に、管理部の要望が入っていないことでしょうか。（笑）

本日は、お忙しいところ貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。