働き方改革で労働時間状況の把握が義務化されたことにより（労働時間状況の把握の義務化については「労働時間管理は義務？管理の必要性と方法を解説！」参照）、これまで紙ベースで勤怠管理を行ってきた企業、または勤怠管理システムを導入していても自社の規則と合わずに労働時間の把握がきちんとできているのか不安になっている企業にとっては、どんな勤怠システムを導入すればいいのか悩むのではないでしょうか。ここでは、勤怠管理システムの選択ポイントについて説明します。

まずは導入目的、課題を整理する

導入目的や課題が明確になっておらず、勤怠管理システムを導入すること自体が目的になってしまうと、選択ポイントとしてコスト面が重視されてしまい、導入はしたけど自社には合わなかったということになりかねません。まずは導入目的、課題を整理することをおすすめします。

サービス提供会社のWebサイトでわかること

勤怠管理システムを導入しようと思ったら、サービス提供会社のWebサイトを閲覧される企業も多いでしょう。Webサイトでは先ほど整理した目的や課題に応えてくれるシステムかどうかの確認ができます。

例えば、打刻の種類、機能の一覧、法改正に伴うバージョンアップへの対応があるか否かなどです。これらから自社の課題が解決できる勤怠管理システムかどうかのおおよその判断は可能です。ですが、課題の中には、Webサイトを閲覧しただけでは判断が難しいものがあるのも事実です。そして、判断が難しい課題こそ、重要な課題である場合が多いとも言えます。Webサイトやダウンロードできる資料を元に、自社の課題に応えてくれそうな会社を絞ったら、実際に話を聞いてみるのがいいでしょう。

勤怠管理システムの選択のポイントはカスタマイズとサポート

Webサイトの情報では判断がつきにくく、勤怠管理システム導入における課題で多いものは以下の3つです。

１．操作性

システムを入れてかえって手間がかかっては意味がありません。利用者の誰もが簡単にできる操作性が求められています。

２．自社独自の勤務規則への対応

勤務形態は、社員だけでもテレワークやフレックスなど様々なものがあるうえに、社員以外にも時間給の嘱託、パートタイマーなど働き方も様々です。このような多様な勤務形態への対応はもちろん、自社独自の勤務規則に合わせたカスタマイズのできることが求められています。

３．サポート体制

導入時のサポートも大切ですが、実際に導入してみると不具合や新たな課題が出てくることが考えられます。そのため、導入時以上に導入後のサポートが求められています。

上記の3つの課題はサービス提供会社のWebサイトを閲覧しただけでは、判断しにくいことも多いと言えます。しかも課題としては大きく、上記のものが満たされない勤怠管理システムを導入しても、自社が望む勤怠管理はできないでしょう。

もしWebサイトに操作画面が掲載されていれば、「操作性」について想像はつくかもしれません。しかし実際にデモを見ないとわからないことも多いでしょう。「カスタマイズできます」と書かれていても、サービス提供会社によってカスタマイズできる範囲が異なる可能性があります。また同じように「サポート体制」についても自社が望むものにどこまで対応してもらえるのかまでは、判断しにくいのではないでしょうか。

「操作性」「カスタマイズ」「サポート体制」は勤怠管理システムを導入するうえで、大切なポイントです。自社の課題を解決できる勤怠システムであるかどうか、この3点についてしっかりと問い合わせてから、勤怠管理システムを導入しましょう。

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