勤怠管理で実現できる!残業削減の3ステップ

残業が減らない3つの原因

2019年4月から「働き方改革関連法」が施行されます。長時間の残業の削減は働き方改革の最重要課題であり、早急な改善が求められています。現在、多くの企業が長時間労働や残業時間の解消をめざしているものと思われますが、なかなか計画通りに進まないのが現実ではないでしょうか。残業が減らない原因として、以下の3つが挙げられます。

1.人手不足や非効率な業務による仕事量の多さ

慢性的な人手不足や、勤怠情報や顧客情報を手書きで管理しているなどの非効率な業務によって、個人が抱える仕事量が多くなり、長時間労働につながります。

2.上司や責任者のマネジメント不足

マネジメントが行き届かなければ、社員は優先順位や効率を考えず、自分のペースで仕事を進めてしまいます。その結果、長時間労働が常態化してしまいます。

3.「残業は当たり前」という意識

「残業は当然」という風潮が社内にある場合、なかなか社員は帰れません。だらだら仕事をするのが日常になり、残業時間も含めて定時という感覚になってしまいます。

残業削減を効果的に進める3ステップとそれを支える勤怠管理システム

これらの状況を打開し、残業削減を成功させるには以下の3つのステップと勤怠管理システムが不可欠です。

STEP1 現状の把握

時短勤務やテレワーク、直行直帰など、働き方は多種多様になっています。誰がどのような勤務で働いていて、どれくらい残業しているのかを可視化することが大切です。

勤怠管理システムは、勤怠や残業の時間を自動計算してくれます。出先から簡単に打刻できるので、対応するために出社するタイムロスもなく、時間を有効に使えるうえに打刻不正のリスクもありません。現状を可視化できるのも魅力で、社員の意識改革にもつながるでしょう。また、管理者側もリアルタイムで確認できるので、残業の多い社員や部署の把握が簡単にでき、原因の発見や課題の対策を見つけるまでの時間も大幅に短縮できます。

STEP2 目標の設定

現状が把握できたら、36協定の限度時間をふまえて可能な残業時間の設定をします。規制ラインより少し厳しい上限で設定するのが効果的です。勤怠管理システムでは、36協定にもとづいて、限度時間を超えた時は本人や管理者へ警告のアラートメールを送ることができます。社員と管理者が同じ情報を共有することで、一体となって残業を削減する方法を考えていくことが可能になります。

STEP3 環境を整える

残業などの勤怠情報や休日出勤などを、従業員に事前申請させる仕組みを作ります。残業や休日出勤などを事前申請することで、社員が自分の業務に優先順位をつける習慣がつきます。労働時間に対する意識が高まれば、効率よく仕事ができる時間配分を考えるようになり、社員の意識改革も期待できるのではないでしょうか。勤怠管理システムでは、各自の端末から簡単に事前申請や承認ができます。上司が部下の残業時間を把握し、事実をベースに管理できるので、残業時間の削減をスムーズに進めることができます。

このように、勤怠管理システムを活用すれば、ワークスタイルの多様化により複雑化する勤怠状況を可視化し、人手を増やさずに正確な情報を集計・把握することができます。ロココの勤怠管理システム「RocoTime(旧Times)」シリーズは、企業の規模に合わせて最適な効果を生み出します。インターフェイスも操作も簡単なので、導入しやすいのが特徴です。ご興味がある方は、ぜひロココの製品ページをご覧ください。

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