働き方改革関連法案の施行に合わせて、勤怠管理の重要性が注目されています。このタイミングで勤怠管理システムの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。
勤怠管理システム導入を成功させるためには、様々なサービスの中から、自社の職場環境やビジネスモデル、予算にあったシステムを選ぶことが重要です。自社にあった勤怠管理システムを選ぶうえで、大切な5つのポイントを紹介していきたいと思います。
最初に確認したいのが、「検討している勤怠管理システムが、自社の勤務形態に合うかどうか」です。働き方が多様化している中、企業ごとに勤務体系や就業規則は異なります。導入する前に、「自社の就業ルールを確認」、「勤怠管理の方法の整理」、「必要条件を洗い出す」などの作業をおこない、勤怠管理システムが自社の勤務体系に対応できるかを確認することが大切です。
打刻方法のチェックも必要です。勤怠管理システムには、ICカードやパソコン、スマホから打刻する方法が用意されています。静脈や指紋による打刻で不正を防止したり、GPSを使用して打刻時に位置情報を記録する機能がある勤怠管理システムもあります。どのような打刻方法があり、使いこなせる打刻方法はどれなのかをきちんと把握しましょう。
勤怠管理システムは多くの人が毎日使うシステムです。手軽に導入でき、誰にでも使いやすいシステムであることが重要です。チェックポイントとしては、以下が挙げられます。
・従業員→「打刻がしやすい」「勤怠管理の入力がしやすい」
・管理者→「勤怠の状況や残業時間が確認しやすい」
・給与担当者→「勤務時間などの集計がしやすい」「既存の給与システムと連携できる」
また、導入後の設定や社員の登録が必要になるため、使いやすいシステムを選ぶことで、社員への研修の時間と費用もカットできます。
勤怠管理システムは、そのサービスによって必要なコストが大きく変わります。基本料金が低価格でも、必要な機能を利用すると追加費用が発生することもあります。必要な機能を見極めて、様々なサービスのコストを比較することが大切です。
勤怠管理システムには、導入形態によって大きく2つに分けられます。
オンプレミス（パッケージ）型とは、ネットワーク・サーバー・ソフトウェアなどの設備を自社で構築・運用することを指します。自社専用のシステムを開発することで、融通がきくシステムの利用が可能になります。また、クラウド型と違い、オフラインの環境でも使用できます。また、サーバーが社内にあるため、情報漏洩の危険が少ないのも特徴です。
クラウド型は、ネットワーク・サーバー・ソフトウェアなどの設備を社内に持たず、インターネット上にあるサーバーを利用して、ソフトウェアを使用します。開発費用が安く、すぐに導入できるのがメリットです。必要なのはインターネットの環境とパソコンだけです。ネット環境さえあれば、社内外どこにいても利用できます。月額の費用は使用人数で課金されることが多く、システムのメンテナンスや障害対応もサービス提供者が行うため、費用を抑えられます。
自社にシステムの運用体制が整っている場合は、オンプレミス型もおすすめですが、利便性やコストを考慮するとクラウド型のメリットが多く、時代もクラウド型が主流になっています。
「自社の就業規則や運用に合わせた設定方法の相談にはのってくれるのか」「操作方法などのサポートはあるのか」など、導入前後の丁寧なサポート体制は、勤怠管理システム選びの重要なポイントになります。サポートの対応が有料の勤怠システムもあるので、導入前にどのようなサポート体制なのか、確認しましょう。
ロココの勤怠管理システム「RocoTime（旧Times）」シリーズはこれらの5つのポイントをしっかり押さえ、必要な機能も備わっています。
「RocoTime」は、多様な業務形態や36協定管理への対応もバッチリ。英語表示もプルダウンメニューから簡単にできます。自社の運用体制に合わせて「オンプレミス型」と「クラウド型」の選択もできます。インタフェイスも操作もシンプルで直感的に行えるので、社員への研修など、導入時の社内対応も必要ありません。「RocoTime」を開発したエンジニアがシステムの導入からサポートまでを一貫して担当するので、サポート体制も万全です。
勤怠管理システム選びの5つのポイントをクリアするロココの「RocoTime」シリーズ。興味がある方は、ぜひロココの製品ページをご覧ください。
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