イベントを開催したいと思っても、イベントの告知から入退場管理などやることは盛りだくさん。人海戦術で対応できれば問題ありませんが、規模が大きくなるなど、人海戦術だけでは対応しきれない場合もあるかもしれません。その場合、システムの導入を検討する企業もあるでしょう。そこで課題になってくるのがどこまでをシステムで管理するかです。イベント業務を一括で管理したいという場合もあれば、チケット販売などはすでにシステム化しているなどの理由で入退場管理のみ新しくシステムを導入しようという考えもあるかもしれません。ここではそれぞれの場合のメリットについて説明します。

イベント業務を一括でシステム管理するメリット

イベント業務を一括で管理すると、スタッフの負担が軽減する、人海戦術で起こる人的ミスの可能性をなくすことができるというのが主なメリットです。

イベントの業務を一括でシステム管理すると、申込受付から入場管理まで１つのシステムでの管理が実現できます。情報が一括で管理できるのは魅力と言えるでしょう。またイベント管理業務の経験が豊富な企業からシステムを導入することによって、自社で見落としてしまうようなことも指摘してもらえる可能性もあり、安心できます。

一括でシステム管理をするときに主にできること

申込受付から入場管理まですべてのイベント業務をシステムで一括管理すれば、できることは多くありますが、主にどんなことができるのかについて紹介します。

ひとつには幅広い券種、柔軟な価格設定が可能になることです。学生、小人、団体や休日、平日、イベント開催時間帯などによる多くの券種、価格設定を取り扱うのは、それに対応したシステムがないと実現が難しいといえるでしょう。

またイベント別の売上集計、データ出力も可能になります。イベントを複数行っている場合、イベント別の売上を集計するのが手間だったりします。イベント別に売上集計ができ、データで出力されれば、イベントごとの売上がすぐに把握できるだけでなく、今後のイベント企画の参考にすることができます。

もうひとつ、イベントのイメージにこだわりのある企業が最もメリットを感じるのが、チケット販売サイトを独自デザインにすることが可能だということでしょう。イベントのイメージを踏襲したサイトにすることで公式サイトであることがお客様にわかりやすくなること、またお客様の属性、例えば高齢者などネットリテラシーが高くなくても使いやすい、チケットの購入の流れがわかりやすいサイトにするなど、お客様の目線に立ったサイトにすることが可能になります。

ただし、導入するシステムによって対応できる管理業務が異なります。例えばチケット販売サイトを独自デザインにすることに対応していない場合もあります。自社が実現したい内容が実現できるシステムを提供してもらえるのか事前にシステム提供企業に確認しておくことが必要です。

入退場管理のシステムを導入するメリット

イベントは何度も開催したことはあるため、すでにシステムは使用している、管理業務のノウハウも溜まっているという企業もあるでしょう。しかし、コロナ禍になって、入退場時の混雑緩和や入退場者の管理など、これまで経験したことがない管理が求められ困っている企業もあるのではないでしょうか。その場合、入退場管理のみ新しいシステムを導入するという選択肢があります。入退場管理により、入退場時の混雑緩和や入退場者の管理が簡単にできるようになります。

入退場管理システムの利用で主にできること

入退場管理システムを導入すると、これまで多く使われていた紙チケットではなく、QRコードを利用することが可能になります。入場者はあらかじめ配布されたQRコード付きのチケット、またはスマホに配信されたQRコードをQRコードリーダーにかざすことで入場することができます。これにより紙チケットを確認するスタッフも必要なくなり、QRコードをリーダーにかざすだけなので、非接触、しかも瞬時に読み取るため、入場もスムーズになります。また、QRコードはデータであるためリアルタイムで入場状況の把握ができます。これらにより入退場時の混雑緩和や入退場者の管理が簡単にできるようになります。

またシステムによってはオプションでQRコードではなく、顔認証による入退場管理をすることも可能です。唯一無二の顔で認証するため、なりすまし防止にもつながります。

もう1つ、QRコードによる入退場管理の場合も、顔認証での入退場管理の場合も、システムがシンプルであるため、運用開始までの時間が比較的少なくて済むというメリットもあります。必要な機器はQRコードリーダー、顔認証の場合はタブレット1台からになるため、大規模な設備投資が必要ないということも企業にとっては喜ばしいことでしょう。

そして、入退場管理システムを少し工夫すれば、自社の製品・サービスのプロモーション活動の一環である自社イベント（講演会、展示会）でも活躍します。来場したお客様の担当営業スタッフに来場通知のメールを配信すれば、会場の入り口に多くの営業スタッフが立ち、お客様を探す、または人が多くてお客様を見逃してしまうということがなくなり、アテンド時間をしっかりと確保することが可能になります。

管理業務をしっかりと行い、イベントを成功させよう

イベントを開催するには必要な業務がたくさんあり、管理が大変です。イベント業務をシステムで管理することにより、業務負担が軽減され、業務量増加による人的ミスもなくなり、そのぶんイベントの内容に注力できるようになります。一括で管理するのか、入退場管理のみにするのか、各メリットと自社の状況をもとに決めるのがいいでしょう。業務がスムーズに流れればお客様も満足されます。管理業務をしっかりと行い、イベントを成功させましょう。

ロココでは、イベントの業務を一括で管理するチケッティングシステム（tikeシリーズ）があります。チケット販売サイトの独自デザインにも対応しています。また入退場管理についても顔認証システム（AUTH thru）をご用意しています。イベント業務を一括で管理したいとお考えの場合も、入退場管理業務のみをお考えの場合も、ロココにぜひご相談ください。どちらにすればいいのかのご相談も承ります。お問い合わせはこちらから。チケッティングシステムの概要はこちらから。また顔認証システム（AUTH thru）の概要はこちらからご覧いただけます。