インタビュー

コロナで増える業務と看護師数に、勤怠管理システム導入は不可欠だった

ロココの顔認証打刻による勤怠管理システム「RocoTime × AUTH」をご導入いただきありがとうございました。
ご導入から1年経ちますが、このサービスをご導入いただく前は、どのような勤怠管理をされていたのでしょうか？

お客様：職員ひとり一人に紙を渡して、月ごとに働いた時間を書き込んでもらっていました。
月初に先月分を提出してもらい、私が勤怠管理ソフトに入力するという非常にアナログな管理でしたね。
私自身、はじめから業務設計に関わっていたわけではないのです。

それは時間がかかりますね。ロココのシステムを導入いただいたきっかけはどのようなことだったのですか。

お客様：そうですね。おっしゃるとおり、まずは管理に時間がかかり過ぎていたということです。
それから、アナログゆえにミスが起きやすかったことがあります。
毎月、月初に私の手元に大量の紙がやってくるのです。それらデータを入力するために、まとまった時間をとらなければなりません。
それが、勤怠管理システムを使って日々の申請に変われば、データ入力のための時間の必要がなくなり、私が本来行うべき管理もしやすくなると考えていました。
ちょうどその頃、社内でも勤怠管理のシステムを導入しようという話がでていて、お取引のある銀行さんからロココさんをご紹介いただき、検討を始めました。

他社さんのシステムはご検討されたのでしょうか？

お客様：もちろん、検討いたしました。
ですが、ロココさんは柔軟に対応いただける体制であることと、非常にコミュニケーションが取りやすかった印象があります。それが導入決定の要因になったと思います。

もう少し具体的に、お話をお伺いできますか？

お客様：例えば、IT導入補助金を使っての導入を検討していたのですが、ロココの担当営業の方から詳しい説明と柔軟な姿勢がありましたので、先ほど申し上げた通りコミュニケーションを取りやすかったと思います。

決定を頂いてからご導入まで、お時間がかかったと思いますが、どのような理由がございましたか？

お客様：弊社は訪問看護を行っていますが、コロナによって急激に忙しくなったことからシステム導入を検討し導入させていただいた背景がございます。
従いまして、訪問看護の本来業務で忙しさに手が回らなかった、という事情がありました。
あとは、給与システムとの整合性を確認、調整する時間がかかりましたね。

顔認証は医療現場で慣れているため浸透が早く、勤怠管理も大幅効率アップ

ご導入いただいている「RocoTime × AUTH」は、出勤・退勤時刻を顔認証で打刻されますが、顔認証による打刻にどのようなことを期待されましたか？

お客様：導入検討をした時は世の中がコロナ禍に入った頃でしたので、顔認証と合わせて体温も計測できる機能を同時に検討しておりました。
結局今回、体温計測機能は入れませんでしたが、今後は体温も含めて管理できるシステムの導入を考えています。

顔認証について、職員の皆様からの不安などの声はありませんでしたでしょうか？

お客様：どうしても、導入初期はシステムに慣れるのに時間がかかるのかな、という不安はありました。しかし実際に使ってみると、実は職員は病院などで既にそういった顔認証のシステムを使っており、慣れている職員が多かったように思います。
ゆえに、とくに問題はありませんでした。私自身も、顔認証打刻に抵抗はありませんでしたので、最初に想定した不安を忘れるほど、一気に（活用が）進んだと思います。

入口に設置されている顔認証打刻機

勤怠管理システムは、実際に使われてみていかがでしょうか？

お客様：今回、勤怠システムと給与システムを一緒に導入したのですが、日々の管理が可能になったのはもちろん、年間通してのデータが出せるようになってきたことから、総務部門としては利用できる幅が広がっていると感じています。
職員の方も大分慣れてきているので、使い方もストレスなく使用していると感じています。

これまで月次処理に時間を掛けていたとのことでしたが、改善されましたでしょうか。

お客様：だいぶ短縮されました。システムを導入後も職員数が増えているのですが、勤怠管理にかかる時間は格段に減っています。
アナログのままだったら、どうなっていたのでしょうね。それから、RocoTimeは有給休暇の管理もできることから、連携している給与システムでもチェックすることができるため、（アナログの時と比べて）ミスを防げています。
あと、先ほど導入まで結構時間がかかったと申し上げましたが、相談窓口といいますか、困ったときに製品担当の方が辛抱強く対応いただいて、総務の管理者は私一人ですので、本当に助かっていますね。

要望はこれからもあると思うが、ロココの担当者は皆明るく対応が早いのがよい

最後に、今後の改善点やご要望がございましたら、是非ご意見をお聞かせください。

お客様：最初、認証でエラーが出ていたこともありましたが、認証端末のタブレットを変えていただき、認証の精度が格段にあがりました。こういった改善は本当に助かっています。
さらなる改善の希望を挙げるなら、たとえば日別の職員ごとの勤務状況を見るときに、いくつか遷移しなければなりません。慣れの問題かもしれませんが、もう少し遷移の数が少ないほうがいいですね。行きたいページに行きやすい構造だと、もっといいですね。

最後に、ロココに対してのご要望やご期待などお聞かせください。

お客様：ロココさんは皆さん活気があり、明るく前向きの方ばかりで、対応も早いですし、限りある時間の中で最大限の仕事をしていただいていると思います。
今後も、このままのサービスをお願いできたらと思っています。

本日は、お忙しいところ貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。