事例紹介

課題

太平洋クラブ様では、17拠点あるコースごとに勤怠管理・労務管理の形式が異なり、本社側での時間外労働などの現状把握が困難なことが大きな課題となっていました。出退勤や有休消化など給与に関わるデータは各コースの総務・経理の担当者がExcelシートに手入力で作成し、提出されたものを本社側で取り込むという業務フロー。従来の手作業中心の管理方法における業務量の多さも負担となっており、管理の効率化の必要を感じていました。

社員自身の勤務形態を明らかにし、労務管理における法令遵守の観点からも勤務時間を可視化し、本社側が直接データを取得できる仕組みを探していました。

施策

正確かつ効率的な勤怠管理をめざして「RocoTime（旧Times）」を導入しました。出勤時に捺印するなどのアナログ要素が大きい勤怠管理を廃止し、社員の出退勤・労働時間をデータ管理することにより大幅な業務量の削減が見込まれます。これまで発生していた各所担当者のExcelデータ入力、本社でのデータ取り込みは撤廃。紙ベースで行われてきた休暇の申請などもRocoTimeで完結できるようになり、総務人事担当者の工数削減につながりました。本社側では直接の勤怠データ取得が可能になり、給与計算、労務管理の業務負荷が減少しました。

効果

導入後、すぐに実感した効果は積極的な労務管理のしやすさ。コースごとの残業の多寡の把握が容易になり、拠点ごとのマネジメントができるようになりました。経営側でデータの数字を把握することにより正確な労務管理が可能になりました。時間外労働問題にも迅速な対応ができるようになり、大きなメリットを感じています。社員からは、有給休暇や振替休日の申請手続きがRocoTime上で処理できるように簡素化されたことで、申請がしやすく、休みやすくなったとの声も挙がっています。

「RocoTime」の導入をきっかけに最も大きく変化したのは、労務管理者、社員を含む「企業全体の意識」です。休憩の取得など、時間をきちんと記録することで「あるべき姿」への意識が向上しました。「RocoTime」の運用を通じて時間管理の大切さを理解することで、労使がともに労働環境の向上へ取り組み、働き方改革の推進につながるきっかけとなりました。