事例紹介

課題

勤怠管理、給与計算等の業務が煩雑で非効率になっており、早急に解決する必要がありました。グループ企業が活用している勤怠管理システムが複数あり、管理やデータ作成を委託するアウトソーシング先も複数存在しています。システムとパートナー企業をそれぞれ統合し、業務工数やコスト削減を実現する方針で勤怠管理システムを検討していました。

選定のポイントは、費用や導入スピードに加えて操作性に優れていること、柔軟性が高いこと。既に勤怠管理システムを導入しているグループ会社と、Excelを使って手作業で管理している会社がそれぞれ存在していたため、双方にとってメリットが感じられる統合化が必要でした。従来使っていた勤怠管理システムはグループ会社間で異なるルールやフローへの対応力が弱く、データ抽出についても課題があります。人事システムの変更にフレキシブルに対応でき、コストがかからず、それぞれの企業の社員が入力マニュアルを使わなくても感覚的に操作できるシステムを探していました。

施策

複数の勤怠管理システムを比較検討した結果、「RocoTime（旧Times）」が最も条件に合うソリューションであることがわかりました。膨大な開発費用を必要とせず、早期に導入が可能。準備期間も6ヵ月以内に抑えることができ、「RocoTime」単体で各種設定やシステムのチューニングができることも高く評価いただきました。最大のメリットは、シンプルで使いやすいインターフェイスと、固定費用のみで受けられる運用サポートです。「RocoTime」の仕組みと人事・労務管理に精通したエンジニアが直接窓口に立ち、導入から運用までを一貫してサポートするという体制も他社にはないものでした。就業規則や給与に関する各種規定をシステムにどう反映させるかを決め、それぞれについて設定とテストを実施するだけで導入できたため、一部を除くグループ企業がほぼ同時に導入することができました。

効果

システム変更と併せて、グループ会社全体の勤怠関連の業務フローを平準化することができました。操作性が高いため、社員に対する説明会もスムーズとなり、従来より手間がかかる「毎日入力」「承認者設定」などのポイントに特化して理解を促すことができました。導入によって、社員の申請・入力、承認者設定、データ修正作業等のシンプル化を実現し、勤怠管理システムと給与計算システムのデータ連携が可能となりました。勤怠管理システムをスムーズに運用できるようになった後、「RocoTime」のプロジェクト工数管理システムを追加導入し、勤怠管理と給与計算だけでなく人件費予測や業務分析までできるようにカスタマイズしました。勤怠管理、給与計算等の人事関連業務のみならず、グループの業務改善にも貢献するシステムとなりつつあります。