事例紹介

課題

新日本電子株式会社は、東京都町田市に本社及び事業所、東北地方に5拠点と複数の地域にまたがって事業活動を行っています。

お客様のニーズにきめ細かく対応するため、本社や事業所、各拠点にて異なる就労体制をとっており、かつ紙のタイムカードでの勤怠管理であったため、各集計作業に多大な労力を要してしまい、月次の締め処理に5日ほどもかかっていました。

また勤務状況の可視化もできておらず、社員の労務管理を行ううえでも課題であることは認識していましたが、労務管理の専門部署がなく、社内にノウハウが蓄積されていなかったため、自社設置型の勤務管理システム導入は難しい状況にありました。

施策

複数の勤怠管理システムを検討するなかで、株式会社ロココの「RocoTime」には導入する会社専用にシステムエンジニアがついて導入支援をサービスしてくれるメニューがあり、そのシステムエンジニアと複数回のヒアリングするだけで各種設定がおまかせできる点が、自社のノウハウ不足を補完して勤怠システム導入を推進できる大きなポイントであると判断し、「RocoTime」の導入を決めました。

課題であった紙ベースでの勤怠登録については、社員証のICタグ化により勤怠の電子登録化を図りました。また多大な労力を有していた複数就労体系による月締め作業については、同一システム内で、就労タイプ毎に合わせた勤務割表登録を可能とし、かつ給与システムへのデータ連携機能を実施することで作業工数の削減を図りました。

またシステムでの勤怠登録を行うことで、社員全員の勤怠状況の見える化を図りました。

効果

今まで手作業で行っていた月締めの作業が、給与計算システムに合わせた形でRocoTimeから任意項目のCSV出力が可能となりました。そのため作業が大幅に削減し、5日ほどかかっていた締めの作業も2日で済むようになり、大きな業務改善につながりました。

打刻などの客観的な勤怠データの取得については、ICカードでの打刻を導入したことで、社員の所持している社員証で打刻ができるようになりました。これにより打刻用専用紙カードの購入などのコストがかからず、必要最低限の費用でスムーズに導入、勤務時間の可視化ができるようになりました。

労務の専門部署がなく、社内にノウハウがなかったという課題については、労務知識に長けた導入コンサルタントが就業規則の分析・ヒアリングを行ってくれ、就労形態をしっかり確認し、アドバイスしてくれました。それにより労務の専門的な知識がなくとも「法令遵守」の勤怠システムの導入ができました。