DX推進というと、まずお客様対応の効率化、品質向上、情報システム部門の業務効率化に注目しがちです。もちろん、これらのDX推進は大事ですが、人事・総務部の業務量が多いことなど社内業務の効率化が進まず悩まれている企業も多いのではないでしょうか。ここでは、ServiceNowを導入することによる人事部・総務部のメリットと社内業務の効率化のためにServiceNowを導入するときに気をつけることについて説明します。
ServiceNow には人事・総務領域向けのサービスとしてHRSD（HR Service Delivery）というものがあります。HRSDを導入することで、社内の申請や問い合わせなどがデジタル化され、社員はストレスなく申請や問い合わせ等を行うことができるようになります。またナレッジデータベースによる情報の検索もでき、社員はこれまで申請や問い合わせにかかっていた時間を大幅に短縮できます。
時間短縮やストレスが軽減するのは申請や問い合わせをする社員だけではありません。人事・総務部にとって大きなメリットがあります。主なメリットを3つ紹介します。
申請、問い合わせ用のポータルサイトを立ち上げることで、社員は申請用紙を使用することなく、ポータルサイトで直接申請を行うことができるようになります。申請が紙ではなくなることで、申請後の用紙の管理は必要なくなり、また申請内容ごとに異なる多種類の申請用紙を補充するという業務からも解放されます。
部門を横断する手続きを含めた社内申請をポータルサイトからスムーズに行うことできるようになると、どの申請書を使用すればいいのか、どの部署に申請すればいいのかなどの社員からの問い合わせを受けることがなくなります。
入社、退職、異動、昇進など、毎月のように対応が必要な人事業務もあります。このような業務が標準化されたフローになることで、対応をスムーズに行うことができるようになります。
HRSDを導入する前にすでに申請をシステム化している企業もあるかもしれません。しかし、部門を横断する手続きができない、申請内容ごとにシステムが異なるなどチャネルが統一されていないという課題を抱え、社員だけでなく人事・総務部もわかりにくくなっている場合は、HRSDでチャネルを統一化することで業務フローが改善され、人事・総務部の負担を減らすことができます。
これまで人でやっていた業務、申請から承認までのタスクをシステムで管理することができるようになることで、人海戦術から解放されます。紙の場合は一度に大量の書類が寄せられると処理業務が増え、承認までの時間が長くなるという問題もおきていたのが、HRSDを利用することで人事部・総務部の業務の負担が軽減するだけでなく、承認までの時間も短縮できるようになります。
また、HRSD導入によって、紙の時はできなかった申請後の処理状況をリアルタイムに確認できるようになります。それにより、どこで止まっているのか、いつごろ承認されそうなのかということを把握しやすくなり、承認が遅れている申請に対し、処理状況について各部署や担当者に確認を取るような業務からも解放されます。
HR WorkFLow for ServiceNow はHRSDの課題である日本固有の申請業務や承認業務をカバーできるようにロココが開発したアプリです。日本固有の申請業務や承認業務に合わせるためのカスタマイズに必要な工数を削減し、HRSDの導入をスムーズに行うことができます。HRSDを導入する際にはHR WorkFLow for ServiceNowの利用がおすすめです。
HRSDの導入は人事・総務部の業務量を大幅に削減し、社員の申請に関わるわずらわしさ（申請用紙をわざわざ取り寄せる、印鑑をもらうためにオフィスに出社するなど）からも解放します。HRSDを導入して人事・総務部の負担を軽くしましょう。
ロココはServiceNowの複数製品で対応実績があります。その実績があるからこそ開発できたHR WorkFLow for ServiceNowです。HRSDにご興味のある方はもちろん他のServiceNow製品についても気になることがありましたら、お気軽にお問い合わせください。ServiceNowの概要はこちらからご覧いただけます。
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